Administrasi Perkantoran

---

BAB III

LINGKUNGAN KANTOR

    1. Pendahuluan
Lingkungan kantor terdiri atas gedung kantor. Perkakas dan tata-ruang kantor. Serta kondisi-kondisi fisik. Di dalam mana pegawai melaksanakan pekerjaan.
2. Membeli Bangunan Kantor Baru
Dalam membeli bangunan kantor baru factor-faktor penting yang perlu diperhatikan adalah:

1. Letak

Meliputi hal dekatnya dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, rumah-makan , pasar, para langganan, dan Sebagainya.

1. Kelayakan

Yang Paling Penting adalah ukuran luas lantai untuk waktu sekarang dan kemungkinan untuk perluasan dimasa yang akan datang.

1. Pertimbangan Keuangan

Meliputi biaya modal dan biaya pemeliharaan serta biaya penggantian gedung-gedung lama.

1. Faktor-Faktor Fisik

Meliputi alat untuk naik turun dirumah yang bertingkat , alat pemanas, penerangan, dan sebagainya.
Letak kantor diluar kota mempunyai keuntungan dan kerugian.
Keuntungan letak kantor diluar kota adalah:

1. Biaya gedung yang lebih murah.
2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah.
3. Kesehatan pegawai yang lebih baik.
4. Fasilitas pengangkutan yang lebih baik lagi bagi para pegawai.
5. Ruang dapat diperluas.

Kerugian letak kantor diluar kota adalah:

1. Hubungan dengan teman-teman perusahaan dikota dan dengan para langganan kurang.
2. Komunikasi dengan kota mungkin sulit.
3. Mungkin masih diperlukan adanya kantor dikota.
4. Pengaruh kurang.
5. Pemindahan pegawai dari kota (biaya)
6. Mungkin sulit mencari pegawai-pegawai ahli.

3. Letak Bagian-Bagian
Perlu diperhatikan bahwa tata-ruang menunjukkan susunan perkakas dalam suatu kantor. Dan sehubungan dengan letak bagian-bagian perlu diperhatikan factor-faktor yang berikut:

1. Bagian-bagian yang bekerjasama, letaknya harus berdekatan
2. Bagian-bagian pelaksanaan yang penting harus berdekatan dengan kamar pucuk pimpinan.
3. Ruang konperensi harus ditaruh dibagian belakang gedung untuk memperoleh suasana yang tenang.
4. Kantor yang menggunakan mesin-mesin yang berat harus ditempatkan dilantai bawah.
5. Kantor gambar harus ditempatkan pada bagian atas gedung untuk memperoleh penerangan yang sebanyak-banyaknya.
6. Harus ada ruangan untuk arsip

4. Kantor yang terbuka
Kantor yang terbuka adalah suatu ruangan yang besar, dimana beberapa seksi atau bagian bekerjasama, bukan dalam ruangan-ruangan yang terpisah.
Keuntungan kantor yang terbuka adalah:

1. Pengawasan yang lebih baik.
2. Penghematan dalam luas lantai
3. Fleksibilitas tata-ruang yang lebih besar.
4. Penghematan dalam Penerangan.
5. Penempatan dan penggunaan mesin-mesin dan perlengkapan yang lebih baik.
6. Pengurangan kepergian pegawai.

Kerugian kantor yang terbuka adalah:

1. Suasana yang tidak berhubungan dengan orang perseorangan.
2. Suara gaduh.
3. Dapat mendorong kondisi yang ramai.
4. Tidak baik bagi kesehatan pegawai (masuk angin)
5. Sukar memperoleh ventilasi dan pemanasan yang sesuai untuk setiap orang.
6. Bingung karena tamu.

5. Perabot Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan apabila membeli perabot kantor adalah:

1. Harus menghemat ruang lantai.
2. Harus fungsional dalam hubungannya dengan perkerjaan yang akan dilakukan.
3. Tinggi meja dan kursi harus sepadan.
4. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan.
5. Harus ada ruang yang cukup dibagian bawah untuk membersihkan .ingat akan kesehatan
6. Biaya modal.
7. Perabot logam adalah lebih baik ketimbang perabot kayu terhadap bahaya kebakaran.

6. Tata-Ruang Kantor
Pentingnya tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik adalah:

1. Menambah efisiensi.
2. Menghemat penggunaan ruang lantai.
3. Mempengaruhi semangat kerja pegawai.
4. Ada penghematan karena pengawasan yang lebih baik,komunikasi yang lebih sempurna , dan arus pekerjaan yang lebih lancer.

Prinsip-prinsip tata-ruabg adalah:

1. Arus pekerjaan yang sederhana, yang membatasi mondar-mandirnya pegawai dan kertas sampai yang seminimum –minimumnya.
2. Ruang lantai harus bebas daripada rintangan (almari dsb.)
3. Meja-meja menghadap ke arah yang sama, kepada pengawas.
4. Ruang kerja yang seminimum-minimumnya.
5. Perlengkapan kantor harus ditaruh dekat dengan pekerja-pekerja yang menggunakannya.
6. Jumlah gang (jalan sempit) yang cukup dengan luas yang memadai.
7. Pekerjaan terinci yang memerlukan penerangan yang banyak harus ditempatkan dekat jendela.
8. Mesin-mesin yang suaranya gaduh harus ditaruh dalam ruangan yang terpisah.
9. Tata-ruang harus seimbang dan Nampak menyenangkan.

Pendekatan praktis
Pendekatan yang praktis adalah sebagai berikut:

1. Buatlah rencana ruang kantor dengan menggunakan skala.
2. Perhatikan rencana jalan masuk, jendela, dan sebagainya.
3. Tentukan jumlah dan ukuran semua perkakas dan perlengkapan.
4. Guntinglah model-model dari semua perkakas dan perlengkapan.
5. Bicarakan dengan kepala-kepala seksi mengenai ruang yang diperlukan untuk tiap pegawai.
6. Buat model-model pada rencana sesuai dengan prinsip-prinsip (periksa atas )
7. Perhatikan nama pekerja, telepon dan sebagainya.
8. Ajukan kepada pucuk pimpinan untuk mendapatkan persetujuannya.

---