Pengantar Sekretaris

---

PENGERTIAN SEKRETARIS

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergengsi, bergaji besar, dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis.

Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutif pun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas (knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding).

Berikut adalah definisinya :

1. Dari Asal Katanya

Sekretaris berasal dari bahasa Latin dan Inggris. Bahasa Latin: Secretum yang artinya rahasia. Bahasa Inggris: Secret yang artinya rahasia. Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Asisten Pemimpin

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris yaitu seorang sekretaris adalah asisten pemimpin yang memiliki keahlian mengurus kantor.

3. Seseorang yang Membantu Seorang Pemimpin

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

4. Orang yang Paling Dekat dengan Bos

Sekretaris adalah orang yang paling dekat dengan bosnya baik secara fisik maupun hubungannya. Kesimpulannya, sekretaris adalah seseorang yang paling dekat dengan pimpinan yang dipercayai untuk mengerjakan segala kegiatan administrasi kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

5. Seorang Profesional dengan Aneka Tanggung Jawab

Seorang sekretaris adalah seorang profesional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya, dan berkepribadian.

6. Menurut M. Braum dan Ramon

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya.

7. Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

8. Menurut Drs. Ig. Wursanto

Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pimpinannya.

---

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan,yaitu sebagai berikut:
1. Syarat pendidikan dan pengetahuan
pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan sekretaris. Syarat Pengetahuan umum , yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan dengan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kersetariatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. hal ini penting karena seorang menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti pekembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya. sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang luasmisalnya pengetahuan mengenai organisasi dan manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat kepribadian
yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris , seperti penyabar, simpatik, bijaksana , penampilan baik , pandai bergaul. dapat dipercaya , memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
3. Syarat pengetahuan khusus
yaitu pengetahyuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja . biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan tehnik kesekretariatan
kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.
5. Syarat praktek
yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. mampu menggunakana mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi microsoft powerpoint, microsoft word, microsoft excel, dan microsoft acess.
6. Syarat keterampilan
mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar , mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa asing terutama bahasa inggris baik tulisan maupun pembicaraan. sekretaris profesional harus mampu berkomunikasi melalui internet, misalnya mengakses data , mengirim/menerima e-mail , dan sebagainya.

---

PERAN SEORANG SEKRETARIS

Seklertaris memengang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahan. Peranan sekertaris secara umum dapat diiketahui sebagai berikut:
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pemimpin.
2. Sebagai sumber informal yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanan tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalamm ide- ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pipim[nan bawahan.
Peranan Sekertaris Terhadap Bawahan:
1. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penenpatan pegawai yang sesuia dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4. Meneriama pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
5. Megadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
6. Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaan dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramah dasn komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala pernasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesikan.
Pendakatan yang Dapat Dilakukan Sekertaris Terhadap Bawahanya
Beberapa cara seorang sekertaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu:
1. Memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisa  maupun tulisan.
2. Megadakan pegawasan secara langsung pada saat- saat tertentu kepada pegawai bawahan yang melaksanakn tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembianan.
3. Megadakan hubungan yang bersifat informal  terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam melaksanakan pekerjaanya.
Peran Human Relation Seorang Sekertaris
Human relation memiliki peranan yang pentig dalam memecaqhkan masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan komflk antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, yang dapat menggangu kelancaran organisasi mencapai tujuan. Sekerataris harus dapat menbiasakan diri dalam kehidupan sehari- hari dengan berbagi macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Menurut Abraham Maslow , kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu sebagai berikut:
1. kebutuhan fisilologi, seperti sandang pangan, dan papan
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhwatiran akan hal-hal yang akan dialami damasa depan, seperti uang pensiun, keamanan kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta darii orang lain, diterima oleh rekan kerja, dan laim sebagainya.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lin, reputasi, satatus, dan lain-lain.
5. Kebutuhan akutualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya kinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Peran-peran Umum
1. Sekertaris sebagai duta
Peranan sekaqrataris dikatakan sebagai duta yaitu sekertaris sebagai wawkil dari perusahan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekertaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersrbut.
2. Sekertaris sebagai pintu gerbang.
Peranan Peranan seketaris dikatakan sebagai pintu gerbang kasrena fungsin sekertaris salah satuny adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekertaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan di mana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekertaris terlebih dahul.
3.Sekertaris sebagai ibu rumah tangga perusahan
Disini sekertaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahan. ia harus dapat menaungi perusahan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantoranya.
4. Sekertaris sebagai humas
Sekertaris sebagai penghubung antara perusahan dengan lingkungan keja, linkungan masyarakat, baik bertatapan muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.

---

TIPS MEMBENTUK KEPRIBADIAN PROFESIONAL

Ada beberapa ahli yang berpendapat tentang pengertian kepribadian , antara lain :

1. menurut M.A.W Brower kepribadian adalah corak perilaku  sosial yang  meliputi corak kekuatan , dorongan ,keinginan , opini  dan sikap – sikap seseorang

2. menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan sistem kecendrungan tertentu yang berinteraksi dengan serangkaian situasi telah dilaluinya.

3. menurut cuber kepribadian adalah gabungan keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang

RUMUSAN SEDERHANA PEMBENTUK KEPRIBADIAN

Yaitu , (ABCC;Appearance , Behaviour , Charcter, Capability ). untuk lebih jelasnya , akan diuraikan sebagai berikut :

• Good Appearance

Bukan berarti cantik dalam wajah , tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. cara berpakaian juga mencerminkan keperibadiannya . betapa penting / berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang apakah seseorang gembira, sedih ,kagum , dan lain-lain yang dapat dibaca pembahasan sebelumnya . ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.

• Good Behaviour

Berarti tingkah laku yang baik. setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja , kapan saja , dimana saja dalam suasana apa pun juga.

• Good Character

Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang lebih baik dalam pergaulan , lebih -lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran , pikiran positif , taat beribadah , menghargai orang lain , serta bekerja keras , penuh semangat , dan tulus.

• Good Capability

Sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuanya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. seorang sekretaris harus mempunyai skill, serta kemampuan teknis.

---

 PENAMPILAN SEKRETARIS

Kesan image adalah gambarab diri yang anda tampilkan kepada oarang lain. Sepintar dan sebaik apapun seseorang dalam bekerja, kesan yang terlihat buruk dapat menutupi kelebihan tersebut.
Penamoilan ytama sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas sekretaris dengan sebaik- baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal- hal berikut ini.

• Perhatikan kondisii fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktifitas kerja, baik kuallitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan ddalam hubunganya dengan menjaga kesehatan, antara lain adalah: makan makanan yang cukup gizinya, olah raga yang cukup, da istirahat yang cukup.

• Perawatan badan

Seorang skretaris perlu memperhatikan perawatan badanya, terutama menjaga berat badan nya, terutama menjaga berat badan ideal. Bayangan saja jika sekretaris bertubuh gendut, maka akan terlihat kurang menarik. Demikian pula jika sekretaris bertubuh terlalu kurus, akan terlihat kurang bersetamina dan pucat.

• Perawatan rambut

Rambut harus dijaga kebersihanya dan rapinnya.minimal 1 buln sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut dicuci, dan 1 bulan sekali dicrembath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.

• Perawatan wajah /muka

Untuk perawatan wJh disaranan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/ muka selalu kelihatan segar dan cerah sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan
Dibersikan menggunakan milik clesener, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night crem untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainya dengan cara melakukan masker atau luluran.

• Perawatan tangan

Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Bersikan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon. Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, crem atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku,pilih warna yang sopan,tenang, dan menarik. Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhanan, tetapi dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.