PR

---

“BAB 3 BUILD YOUR TEAM”

A TEAM – SEBUAH SYNERGY
“Individually, we are one drop Together, we are oneocean” Ryunosuke satoro
     Sebagai seorang pemimpin dalam tim PR, Anda harus mampu melihat jauh visi dan misi perusahaan anda. Sekaligus memaksimalkan tim anda untuk mendapatkan objective dan tujuan akhir yang sejelas-jelasnya.
Semua anggota tim harus menyatu dalam menetapkan tujuan serta hasil pencapaian yang jelas. Disinilah pentingnya komunikasi dari sebuah tim, kolaborasi , sekaligus mengekspresikan berbagai solusi alternatif bagi perusahaan . jangan sampai terjadi hal hal yang menjadi pemisah antara masing-masing divisi. Akibatnya , fatal bagi outcome divisi anda . Tim PR harus bisa menjadi convergence dalam Intergrated PR bagi performa serta rancangan program dan perusahaan anda.
Hal ini tidak didapat dalam waktu singkat , anda perlu mengasah tim agar bisa menyatu, Ibarat perlombaan lari , engagement sebuah tim bukan seperti lomba lari sprint yang hasilnya bisa langsung dilihat seketika . sinergi tim ibarat lomba lari marathon yang membutuhkan stamina , daya tahan dan semangat pantang menyerah.
FROM ME TO “WE”
“People First , strategy second” Jack Welch
Anda tentu tahu hotel J.W.Marriot , hotel J.W.Marriot selalu berada dikota yang lokasinya sangatt strategis, seperti jakarta , singapura, hongkong , hingga amerika serikat . Dengan lebih dari 225.000 karyawan-karyawati di seluruh dunia . Grup J.W.Marriot melayani jutaan beakfast (sarapan pagi) , Lunch (makan siang) , dan dinner (makan malam) setiap harinya. Marriot adalah hotel management terbesar dunia saat ini.
J.W.Marriot , sang pendiri sekaligus CEO dari brand marriot’s Way, menuliskan kata-kata cukup sederhana , “success is a team sport”. Dalam setiap bisnis pasti memerlukan banyak orang baik internal maupun eksternal untuk menjadikannya sebagai perusahaan terkemuka baik dari segi profit maupun ruang lingkup kerja. Menyusun dan menciptakan tim yang tangguh adalah elemen penentu kesuksesan setiap perusahaan , termasuk dalam hal ini departemen internal PR sendiri . mendapatkan tim yang andal kreatif , fokus serta terspesialisasi dengan lingkup pekerjaan yang benar merupakan sebuah tantangan tersendiri . Bahkan mungkin lebih sulit menyiapkan suatu strategi itu sendiri . Jack Welch sendiri membenarkan pernyataan tersebut , “people first, strategy second”
Konglomerasi IBM adalah sebuah supermasi dalam bidang bisnis komputer di dunia . Louis V.Gerstner , Jr, mantan CEO IBM, perusahaan komputer raksasa dunia, menuliskan dalam buku best seller-nya , who says elephant can’t dance?tentang transformasi IBM . Sejarah mencatat, kesuksesan IBM dimulai dari sebuah Transformasi dari dalam internal tim serta manajemen (inside out) IBM sendiri.
IBM adalah perusahaan yang solid , namun hampir jatuhg sehubungan dengan persaingan yang semakin ketat dari dell , Apple , dan pemain-pemain lainnya. Louis Gerstner mempunyai “magic touch” . ia tahu prioritas utama dalam bisnis komputer ini . Ada satu bagian yang bagus dalam buku tersebut dan bisa menjadi inspirasi kita bersama. Louis menuliskan , kunci sukses adalah sengan strategi menjadikan employee communication sebagai sebuah key auccess element’
Jack welch dan louis Grestner menunjukan arti kesuksesan dan kunci utamanya dari semua itu adalah manusia , lebih spesifik lagi . karyawan
STRUKTUR TIM : FUNGSI DAN TUGAS
“communication is everybody responsibility” Unkwnon
Secara sederhana , tim internal PR mungkin bisa lebih kompleks karena saling berhubungan interdepartement di dalam organisasi. Secara ringkas , berikut organization chart serta tipikal tugas dari tim PR yang strategis dalam bentuk tim yang dinamis . Departemen PR sudah tentu merupakan cerminan diri anda sendiri. Dengan kata lain departemen anda adalah cerminan diri anda dimata publik anda . Baik internal (manajemen dan staf) maupun exsternal stakeholder anda. Sangatlah penting untuk membentuk tim internal PR yang strategis dan dinamis .
Secara garis besar , Internal PR akan bertanggung jawab langsung ke PR Director dalam bisnis anda (tentu disesuaikan dengan struktur perusahaan anda sendiri). Fungsi dan tugas dari seorang internal PR adalah bertanggung jawab atas dividi komunikasi internal serta mendukung saluran komunikasi (channels) dalam organisasi PR sekaligus membuat program strategi dengan persetujuan PR Director . selain itu juga mendukung program grup serta bisnis internal maupun stakeholders lain.
CARI “BEYOND COMPETENCIES”
Secara garis besar , empat kualifikasi utama yang diperlukan tim PR adalah kemampuan menulis (writting skill) , riset (research), merencanakan (planning) dan mengorganisasikan (organizing) serta kemampuan menganalisis dan memecahkan persoalan secara kreatif (creative problem solving). Keempat kemampuan ini sangatlah esensial untuk membangun tim PR yang kuat (solid) dalam organisasi anda.
Selain itu diperlukan beberapa karakter serta kualifikasi tambahan seperti :

1. Kemapuan komunikasi interpersonal
2. Pemikiran kreatif serta lateral thinking
3. Kemampuan melihat tren , sosiopolitik , pasar , dan juga global
4. Mengetahui dampak berbagai isu internal dan eksternal bagi organisai
5. Mengerti angka serta berorientasi kepada hasil yang bisa diukur
6. Fleksibel dalam berinteraksi dikalangan internal
7. Kemampuan dalam hal trainning maupun teknologi informasi
8. Kemampuan dalam melakukan presentasi juga mutlak perlu

PENGANTAR SEKRETARIS

---

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan,yaitu sebagai berikut:
1. Syarat pendidikan dan pengetahuan
pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan sekretaris. Syarat Pengetahuan umum , yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan dengan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kersetariatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. hal ini penting karena seorang menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti pekembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya. sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang luasmisalnya pengetahuan mengenai organisasi dan manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat kepribadian
yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris , seperti penyabar, simpatik, bijaksana , penampilan baik , pandai bergaul. dapat dipercaya , memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
3. Syarat pengetahuan khusus
yaitu pengetahyuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja . biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan tehnik kesekretariatan
kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.
5. Syarat praktek
yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. mampu menggunakana mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi microsoft powerpoint, microsoft word, microsoft excel, dan microsoft acess.
6. Syarat keterampilan
mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar , mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa asing terutama bahasa inggris baik tulisan maupun pembicaraan. sekretaris profesional harus mampu berkomunikasi melalui internet, misalnya mengakses data , mengirim/menerima e-mail , dan sebagainya.

---

Mengasah Kepekaan

 Keistimewaan Sekretaris profesional adalah mereka mampu berperan sebagai asisten bagian administrasi , Sekretaris eksekutif , ataupun manajer kantor karena adanya keterampilan yang prima , dan juga berorientasi global.

Jenis-jenis kepekaan antara lain sebagai berikut :

1. Oeka terhadap irama atasan sewaktu-waktu dapat saja menanyakan seseuatu atau memberikan tugas dengan tiba-tibas.
2. Secara berkala memonitor berkas-berkas , disesuaikan dengan kegiatan organisasi yang paling akhir.
3. Mencermati alamat-alamat , juga nomor telepon. Apabila ada perubahan , langsung mengubahnya.
4. Menyeragamkan surat-surat balasan yang membutuhkan jawaban yang sama.Memperhatikan “Ucapan Terimaskih” yang selambat-lambatnya sudah harus dikirimkan 2 hari setelah acara selesai.
5. Memperhatikan telepon dari pelanggan yang tidak puas , ini adalah kesempatan untuk mengadakan koreksi dan perbaikan untuk kemajuan organisasi.
6. Segera memberikan bantuan apabila departemen lain memerlukan.

Berikut adalah beberapa komunikasi nonverbal atau bahasa tubuh yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris :

• Berjabat Tangan
• Tertawa
• Ekspresi Wajah
• Cara Berbicara
• Postur
• Gerak Anggota Tubuh

Langkah-langkah Pengembangan Sekretaris

Berikut ini berbagai latihan pengembangan sekretaris dan beberapa pengemabngan yang wajib dilakukan bagi profesi sekretaris , diantaranya adalah sebagai berikut :

• Pre Service Trainning

Adalah latihan yang diberikan pada waktu seseorang belum menempati suatu jabatan tertentu ,
yang meliputi : pendidikan formal yang diselnggarakan umum dan latihan pra jabatan , latihan ini dilaksanan oleh organisasi atau perusahaan , tempat sekretaris berkeja.

• In Servie Training

Yaitu latihan yang dilakukan pada saat sekretaris sedang menduduki jabatannya.
Langkah-langkah Pengembangan

• Pengembangan Diri

Dalam pekerjaanya , Sekretaris diharapkan bisa mengelola efektifitas dirinya sendiri demi hasil kerja (performansi ) Yang baik.Dengan manajemen yang baik , seorang Sekretaris bisa lebih melatih dan mengembangkan profesionallitas.

• Pengembangan Karir

Sekretaris yang memilki kemampuan manajemen yang baik sudah pasti dipromosikan untuk keposisi manajerial.

• Kerjasama Sekretaris dengan dunia Luar

Sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasama dengan perusahaan lain.disini Sekretaris ditunjuk sebagai contact person , yaitu satu-satunya dapat dihubungi untuk berhubungan dengan pimpinan atau perusahaan.

• Kerjasama Sekretaris dibidang Organisasi

Merupakan hal yang paling utama , yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan pekerjaanya . Sekretaris dituntu untuk mempermudah dan mengefktifkan pekerjaan atasan.

Wawasan Seorang Sekretaris

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang Sekretaris adalah sebagai berikut :

• Pengetahuan akan dibidang usaha tempat kita bekerja
• pengetahuan akan diproduk dari perusahaan
• Pengetahuan akan rekanan bisnis pimpinan
• Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
• Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan
• Pengetahuan meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan yang aman
• Pengetahuan menggunakan emosi seara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian emosi)
• Memahami emosi orang lain

Tips Menambah Wawasasan dan Pengetahuan

1. Banyak membaca dan  mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik
2. banyak mengikuti forum , workshop , seminar , pelatihan , kursus dan diskusi.
3. Belajar menuangkan , isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

---

PERAN SEORANG SEKRETARIS

Sekrertaris memengang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahan. Peranan sekertaris secara umum dapat diiketahui sebagai berikut:
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pemimpin.
2. Sebagai sumber informal yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanan tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalamm ide- ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pipim[nan bawahan.
Peranan Sekertaris Terhadap Bawahan:
1. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penenpatan pegawai yang sesuia dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4. Meneriama pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
5. Megadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
6. Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaan dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramah dasn komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala pernasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesikan.
Pendakatan yang Dapat Dilakukan Sekertaris Terhadap Bawahanya
Beberapa cara seorang sekertaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu:
1. Memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisa  maupun tulisan.
2. Megadakan pegawasan secara langsung pada saat- saat tertentu kepada pegawai bawahan yang melaksanakn tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembianan.
3. Megadakan hubungan yang bersifat informal  terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam melaksanakan pekerjaanya.
Peran Human Relation Seorang Sekertaris
Human relation memiliki peranan yang pentig dalam memecaqhkan masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan komflk antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, yang dapat menggangu kelancaran organisasi mencapai tujuan. Sekerataris harus dapat menbiasakan diri dalam kehidupan sehari- hari dengan berbagi macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Menurut Abraham Maslow , kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu sebagai berikut:
1. kebutuhan fisilologi, seperti sandang pangan, dan papan
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhwatiran akan hal-hal yang akan dialami damasa depan, seperti uang pensiun, keamanan kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta darii orang lain, diterima oleh rekan kerja, dan laim sebagainya.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lin, reputasi, satatus, dan lain-lain.
5. Kebutuhan akutualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya kinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Peran-peran Umum
1. Sekertaris sebagai duta
Peranan sekaqrataris dikatakan sebagai duta yaitu sekertaris sebagai wawkil dari perusahan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekertaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersrbut.
2. Sekertaris sebagai pintu gerbang.
Peranan Peranan seketaris dikatakan sebagai pintu gerbang kasrena fungsin sekertaris salah satuny adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekertaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan di mana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekertaris terlebih dahul.
3.Sekertaris sebagai ibu rumah tangga perusahan
Disini sekertaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahan. ia harus dapat menaungi perusahan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantoranya.
4. Sekertaris sebagai humas
Sekertaris sebagai penghubung antara perusahan dengan lingkungan keja, linkungan masyarakat, baik bertatapan muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.

---

TIPS MEMBENTUK KEPRIBADIAN PROFESIONAL

Ada beberapa ahli yang berpendapat tentang pengertian kepribadian , antara lain :
1. menurut M.A.W Brower kepribadian adalah corak perilaku  sosial yang  meliputi corak kekuatan , dorongan ,keinginan , opini  dan sikap – sikap seseorang
2. menurut Yinger kepribadian adalah keseluruhan perilaku dari seorang individu dengan sistem kecendrungan tertentu yang berinteraksi dengan serangkaian situasi telah dilaluinya.
3. menurut cuber kepribadian adalah gabungan keseluruhan sifat-sifat yang tampak dan dapat dilihat dari seseorang
RUMUSAN SEDERHANA PEMBENTUK KEPRIBADIAN
Yaitu , (ABCC;Appearance , Behaviour , Charcter, Capability ). untuk lebih jelasnya , akan diuraikan sebagai berikut :

• Good Appearance

Bukan berarti cantik dalam wajah , tetapi merangkum segala keluwesan dan kesopanan dalam tindakan. cara berpakaian juga mencerminkan keperibadiannya . betapa penting / berpengaruh pakaian terhadap orang yang melihatnya. appearance berarti perwujudan penampilan lahiriah seseorang apakah seseorang gembira, sedih ,kagum , dan lain-lain yang dapat dibaca pembahasan sebelumnya . ada kalanya bisa dilihat bahwa appearance merupakan manifestasi dari isi pikiran seseorang.

• Good Behaviour

Berarti tingkah laku yang baik. setiap sikap atau gerak-gerik mempunyai nilai yang beraneka ragam. sebagai pedoman bagi sekretaris untuk menuju good behaviour adalah berupaya mengajar diri sendiri agar menjadi pribadi yang disenangi oleh siapa saja , kapan saja , dimana saja dalam suasana apa pun juga.

• Good Character

Tuntutan masyarakat menghendaki seseorang mempunyai karakter (sifat) yang lebih baik dalam pergaulan , lebih -lebih sekretaris dalam hubungannya dengan pimpinan/lembaga di tempat kerja. sifat-sifat yang baik yang melengkapi penilaian kepribadian sekretaris antara lain kejujuran , pikiran positif , taat beribadah , menghargai orang lain , serta bekerja keras , penuh semangat , dan tulus.

• Good Capability

Sekretaris harus berusaha meningkatkan kemampuanya untuk menunjang kelancaran pekerjaan atau pengembangan organisasinya. seorang sekretaris harus mempunyai skill, serta kemampuan teknis.

---

PENAMPILAN SKRETARIS

Kesan image adalah gambarab diri yang anda tampilkan kepada oarang lain. Sepintar dan sebaik apapun seseorang dalam bekerja, kesan yang terlihat buruk dapat menutupi kelebihan tersebut.
Penamoilan ytama sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Selain itu penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas sekretaris dengan sebaik- baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal- hal berikut ini.
 Perhatikan kondisii fisik
Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktifitas kerja, baik kuallitas maupun kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan ddalam hubunganya dengan menjaga kesehatan, antara lain adalah: makan makanan yang cukup gizinya, olah raga yang cukup, da istirahat yang cukup.
 Perawatan badan
Seorang skretaris perlu memperhatikan perawatan badanya, terutama menjaga berat badan nya, terutama menjaga berat badan ideal. Bayangan saja jika sekretaris bertubuh gendut, maka akan terlihat kurang menarik. Demikian pula jika sekretaris bertubuh terlalu kurus, akan terlihat kurang bersetamina dan pucat.
 Perawatan rambut
Rambut harus dijaga kebersihanya dan rapinnya.minimal 1 buln sekali rambut dipotong, seminggu 2 kali rambut dicuci, dan 1 bulan sekali dicrembath. Rambut yang sehat akan tampak bersih berkilat, tumbuh subur tanpa ketombe dan kutu.
 Perawatan wajah /muka
Untuk perawatan wJh disaranan agar menggunakan bahan kosmetik yang cocok dengan kondisi jasmani kita. Disamping itu agar kulit wajah/ muka selalu kelihatan segar dan cerah sebelum tidur atau ketika hendak menggunakan make up biasakan
Dibersikan menggunakan milik clesener, kemudian diberi penyegar (tonic) kalau perlu setiap malam olesi wajah dengan night crem untuk mencegah keriput. Perawatan ekstra lainya dengan cara melakukan masker atau luluran.
 Perawatan tangan
Kebersihan tangan, kaki dan kuku hendaknya mendapat perhatian. Bersikan secara berkala lebih kurang 1 minggu sekali, kalau perlu kita melakukan manicure dan predicure ke salon. Untuk perawatan tangan dan kaki gunakan selalu hand and body lotion, crem atau minyak tertentu. Bagi yang senang memakai cat kuku,pilih warna yang sopan,tenang, dan menarik. Seorang sekretaris harus dapat menjaga keindahan dalam kesederhanan, tetapi dipandang indah dan menarik serta menawan, seperti kata peribahasa “simple is beautiful” artinya sederhana tetapi cantik menawan.

---

TATA CARA MENJALANKAN
KEGIATAN HARIAN
Sekertaris memiliki kedudukan, fungsi, dan fungsi yang sangat urgen di perusahan, layaknya seorang ibu rumah tangga. Tata cara yang baik adlah sebagai beriikut:
 Dictation
Di sini sekretaris dituntut untuk dapat menulis dengan cepat saat didikte meskipun dapat menggunakan peralatan canggih.
 Kalender Atasan
Sekretaris harus mampu menyusun jadwal kerja atasan agar mudah dibaca. Adakalahnya sekretaris mengingatkan atasan jika memang diperlukan.
 Memproses Persiapan Perjalanan Pimpinan
Sekreetaris harus mampu mempersiapkan segala keperluan perjalan dinas pimpinan . sekretaris harus tahu segala hal penting yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinan.
 Penampilan Kantor
Sekretaris harus mampu mengatur tata ruang kantor seorang pimpinan denga baik agar tercipta kesan rapi, indah, efisien, sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjung merasa nyaman.
 Menjaga Pintu
Sekretaris di sini bertugas dalam pengambilan keputusan, siapa tamu yang diterima untuk bertemu dengan pimpinan, ditolak, dan suruh menunggu . Secara efektif dengan pimpinan sehingga dapat menangkap perspektif atasanya dengan benar.
 Laporan
Dalam mebuat laporan sekretaris perlu melakukan riset, namun tidak terbatas dengan riset saja, tetapi juga untuk laporan tahunan, laporan rapat, dan laporan produksi.
 Rapat
Sekretaris perlu tahu bagaimana mempersiapkan penyelenggaran rapat, mulai dari persipan, membuat undangan, mengatur tempat, mempersiapkan pimpinan untuk memimpin atau menghadiri suatu rapat sampai mencatat hasil rapat.
 Persiapan
Yaitu penyimpanan data-data penting misalnya surat masuk/ surat keluar, memo, dan lain- lain yang isinya mengenai hubungan dan perjanjian dengan pihak lain, dapat berbentuk salinan /asli. Ini berfungsi untuk dapat ,menemukan dalam waktu singkat.
Langkah- Langkah Efektif dalam Melaksanankan Tugas
 Penyerderhanaan cara kerja yang efesien dan efektif dan efektif, seperti cara peyimpanan arsip surat-surat penting.
 Penentapan jadwal kerja yang tepat , terutama jadwal kerja yang tepat, terutama jadwal kerja pimpinan yang sangat padat.
 Penggunaan peralatan komunikasi dengan tujuan efeiensi waktu dan biaya.
 Membuat agenda penting sebagai materi pembicaraan dalam rapat-rapat organisasi.
 Pembagian kerja yang jelas dan tegas sesuai dengan kemampuan profesional bawahaa.
 Pelaksanaan sistem pengawasan dan pengendalian terhadap cara kerja bawahan dengan tidak menggangu suasana kerja bawahaan

Administrasi Perkantoran

BAB IV KONDISI FISIK

1.Pentingnya kondisi pisik

a.mempengharui kesehatan pegawai (ingat pengharu penerangan yang jelek terhadap penglihatan
b.pengharunya terhadap efisiensi kantor (penerangan yang jelek mengakibetkan masalah-masalah suara yang  gadu ,pemanasan .dan  pentalasi  yang jelek dapat menimbulkan kekeacauan )

2.Akta dasar bangunan kantor-kantor ,toko-toko dan sebagainya tahun 19963

akta dasar tersebut antara lain
a.merumuskan apa yang di maksud dengan kantor
b. menentukan standar minimum mengenai aspek-aspek berikut:
1.kebersihan
2.pencegahan adanya terlalu banyak orang
3.sushu(tempratur)
4.ventilasi
5.penerangan
6.jaminaan keselamaatan
7.bantuan pertama
8.fasilitas-fasilitas cucian
9.air minum
10.akomodasi untuk berpakaian
11.tampat  duduk pekerja
12.fasilitas makanan
13.tindakan pencegahan kebakaran

Menentukan standar yang tepat mengenai:

1.temperatur suhu (suhu,derajat ,panas)
2. luas ruangan yang minimum bagi pekerjam
3.jaminan kesehatan
4.air minum dan sebagainya

3.Instalasi -instalasi dan sebagainya

a.demokrasi
demokrasi harus dapat dalam tiap ruangan
b.suara
permukaan-permukaan (benda-benda)yang keras memantulkan permukaan-permukaan yang lunak menyerap suara
c.penerangan
peneranggan harus terdapat jumlah dan mutu yang tepat dan dalam tempat-tempat yang tepat pula
d.ventilasi
ada aliran udara  baru yang  bersih
e.pemanasan
mengandung masalah -masalah mengadakan panas kemudian memeliharanya
f.kebersihan
pembersihan kantor harus diawasi dan diberikan perlengkapan yang cukup
g. tindakan keselamatan
1.memeriksa mesin-mesin  secra teratur
2.tidak ada kabel telepon yang terletak diatas lantai
3.mengusahaakan agar lemari-lemari tidak jauh ,misal nya jarang mengisi  laci sebelah atas apabila laci sebelah bawah kosong